IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE P.M.I. - UNO STRUMENTO FONDAMENTALE PER PRENDERE DECISIONI

Il controllo di gestione (SCG) può essere definito come un sottosistema aziendale organizzato (risorse umane – procedure – strumenti) che ha come scopo principale quello di raccogliere, elaborare e formalizzare una serie di dati ed informazioni chiave utili all’imprenditore o ai manager per consentire di fare scelte di tipo gestionale .

Esso è solitamente associato a processi di pianificazione che portano alla generazione di budget. Con il controllo di gestione si tende pertanto a verificare se le azioni pianificate sono o stanno per essere raggiunte, quali sono gli scostamenti eventuali e le cause di questi ultimi. Essenzialmente questo sistema (SCG) raccoglie dati e fornisce informazioni di volta in volta diverse perché diverse sono le aziende, le organizzazioni, i prodotti, le scelte della direzione e cosi via. Nelle imprese di maggiori dimensioni l’introduzione di un sistema di controllo gestionale viene sviluppata insieme all’implementazione di software dedicato da affiancare ai gestionali gia presenti. In tale evenienza si tratta fondamentalmente di:

1. progettare il sistema di controllo e reporting aziendale *;
2. dotarsi del software adeguato a gestire i processi *;
3. definire le procedure;
4. scegliere e formare le persone;
5. testare il sistema, gestirlo e affinare i risultati.

(* le fasi di cui ai punti 1 e 2 si condizionano a vicenda). L’impostazione e la gestione di un sistema siffatto non è cosa di poco conto perché generalmente:

• richiede investimenti rilevanti in termini economico-finanziari;
• richiede competenze specialistiche.

Il tutto è comunque ampiamente giustificato dall’importanza delle variabili gestionali da monitorare quali gli investimenti in atto, il fatturato, i rendimenti, il grado di rischio, la complessità operativa, la creazione di valore per gli investitori. Nelle PMI invece l’approccio all’introduzione di un sistema di controllo di gestione è molto diverso in quanto, generalmente:

1. le dimensioni aziendali e le problematiche da gestire sono meno complesse ;
2. la propensione all’investimento in sistemi informativi complessi è molto minore ;
3. le competenze specialistiche sono raramente presenti per questa area;
4. i processi di pianificazione e di budget non sono realizzati .

Risulta peraltro più semplice e meno costosa l’introduzione di un sistema di controllo gestionale nelle PMI in quanto è possibile:

1. attuare una pianificazione semplificata mirante all’intervento su alcune variabili chiave aziendali, sostitutiva del budget;
2. utilizzare sistemi semplici per la raccolta dei dati e delle informazioni (esempio: fogli elettronici, database);
3. semplificare e ridurre il numero dei dati e delle informazioni da gestire;
4. formare le persone in maniera graduale ed educarle alle filosofie del controllo di gestione.

L’introduzione di un sistema di controllo di gestione nelle PMI si rende quanto mai opportuna considerando che la redazione del solo bilancio d’esercizio annuale e di bilanci intermedi, seppure utile, ormai da tempo non è più sufficiente a fornire le indicazioni necessarie all’imprenditore per controllare l’andamento della propria azienda perché tale pratica:

• è normalmente tardiva (per il tempo necessario ad un elaborazione “accurata”);
• è normalmente svolta dai consulenti esterni;
• evidenzia solo numeri risultato e non dà informazioni su quantità fisiche e prezzi unitari sottostanti;
• non evidenzia alcuna variabile relativa a qualità e tempo;
• riguarda tutta l’azienda nel suo complesso e non solo le aree di specifico interesse (quindi l’attenzione della direzione viene “dispersa”)

Tuttavia la possibilità di creare un sistema di controllo gestionale (SCG) semplice e funzionale per le PMI esiste ed è concretamente realizzabile !! Infatti, accanto ai normali rendiconti economico – patrimoniali che comunque potranno essere predisposti per avere una completezza di analisi, possono essere identificati una serie di fattori chiave di successo aziendale (FCS) e una serie di misuratori di risultato (KPI) il cui monitoraggio, misurazione e rappresentazione in sede di reporting è di fondamentale importanza per consentire all’imprenditore di seguire l’evoluzione dell’impresa. Cosa sono i FATTORI CRITICI DI SUCCESSO (FCS). I fattori critici di successo sono elementi caratterizzanti il prodotto / servizio direttamente percepiti e giudicati importanti dal cliente e che, pertanto, ne determinano la motivazione all’acquisto. I FATTORI CRITICI DI SUCCESSO per poter essere utilmente utilizzati debbono essere:

1. SINTETICI;
2. SELETTIVI
3. GOVERNABILI;
4. MISURABILI/ACCERTABILI .

Cosa sono i KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)? Essi sono semplicemente INDICATORI DI RISULTATO . Precisamente sono indicatori di risultato per i Fattori critici di successo che abbiamo deciso di gestire. Attenzione: FCS e KPI elementi importantissimi che sono seguiti anche nei sistemi di controllo gestionale delle aziende più evolute (vedasi la GUIDA AL CONTROLLO DI GESIONE nel sito web della BORSA ITALIANA). La definizione dei fattori critici di successo (FCS) e degli indicatori di risultato (KPI) deve essere fatta dalla direzione aziendale con l’ausilio dei responsabili di funzione in modo da selezionare le variabili chiave più importanti, e coinvolgere l’organizzazione nella progettazione e gestione del sistema di controllo. Un ultima notazione, peraltro ovvia. Tenete sempre presente che: a) un sistema un sistema di controllo di gestione è utile per intervenire su variabili controllabili e non su quelle non controllabili;b) esso è finalizzato a mettervi in condizione di prendere DECISIONI. Se le decisioni non vengono prese per rigidità gestionali o per abitudini consolidate (della direzione o della proprietà aziendale) che non si vogliono sovvertire in azienda, l’utilità del controllo di gestione diventa pari a zero.

 

VOLETE PASSARE ALL’AZIONE? SIETE STANCHI DI SAPERE POCO O NULLA DELLA VS. AZIENDA? NON SIETE IN GRADO DI IMPOSTARE CAMBIAMENTI?